COMMENT GÉRER LES DONNÉES DE VOS CLIENTS ?

Depuis toujours, nous collectons des informations personnelles au sein de nos instituts, boutiques et entreprises, afin d’offrir des services de qualité. Un cadre qui implique plus de procédures et de risques juridiques qu’on ne l’imagine.

De l’usage des données personnelles en esthétique

Identité, numéros de téléphone ou spécificités de la peau, toutes ces données sont quotidiennement collectées et utilisées selon nos besoins de la manière la plus naturelle du monde. Pourtant, le traitement des données personnelles est encadré par un règlement européen complexe, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Petites et grandes entreprises doivent s’y conformer, au risque de s’exposer à des sanctions en cas de non-conformité.

Un règlement européen très cadré

Le RGPD est appliqué de manière obligatoire par tous les pays européens, sous la surveillance de la CNIL pour le territoire français. Les sanctions peuvent être très lourdes pour les contrevenants, les amendes pouvant atteindre plusieurs millions d’euros selon les cas (même pour de petites entreprises artisanales ou de services). A savoir que les données concernées ne se limitent pas à notre seule clientèle, mais également à celles de nos collaborateurs et salariés. Tout usage de données personnelles, et quel que soit le support par lequel elles sont collectées, doit être conforme au RGPD et aux droits des personnes concernées. Une démarche bienveillante et légitime, car vous-même ne voulez pas que vos informations personnelles soient utilisées librement et sans votre accord. La variété de supports actuels aux données (formulaires de consentement, questionnaires divers, sites internet et réseaux sociaux) occasionne de nombreux écarts, qu’ils soient volontaires ou involontaires. Par exemple, nous sommes tentés de taguer des personnes sur les réseaux sociaux pour des diffusions commerciales, sans que les personnes en question n’aient nécessairement donné leur accord pour cet usage. C’est aussi pourquoi les formulaires liés au dépôt de cookies sur les sites internet ont été mise en place depuis 2018. Ainsi, de nombreuses règles sur la protection des données sont progressivement entrées en vigueur dans l’objectif de préserver la vie privée de chacun.

En pratique

Globalement, la collecte de données peut être liée à une obligation règlementaire ou indispensable à la réalisation de vos services, mais elle doit toujours être justifiée et légitime. A savoir que le traitement de certains types de données est interdit : données raciales, politiques, génétiques… La gestion des données personnelles implique une organisation simple mais rigoureuse au sein de l’entreprise, qui inclut notamment d’identifier et classer les fichiers (formulaires de consentements, historiques de la clientèle, fiches de recrutement ou contrats de prestations), de tenir un registre de l’usage fait des données (à quel moment et pour quelle action les ai-je utilisés), de respecter le droit des personnes (droit d’accès, d’opposition, de rectification, d’effacement et de portabilité de leurs données) – la durée de garde des données personnelles doit également être définie – et de sécuriser les données (sauvegardes en cloud ou « back-up », installation d’anti-virus et pare-feu). La CNIL propose des informations complètes sur son site internet. Des formations spécifiques au RGPD existent, qui vous permettre une mise en conformité simple et sécurisées.

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